home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / mygl200.arc / CHART.DOC next >
Text File  |  1988-02-21  |  36KB  |  703 lines

  1.  
  2. Experienced bookkeepers and accountants need not review the material 
  3. immediately following.  Page down to the section beginning "Your Chart of 
  4. Accounts". 
  5.  
  6.  
  7. History
  8. -------
  9. The German romantic poet Goethe said that double entry bookkeeping is 
  10. beautiful and elegant.  It is all of that and more, probably the most 
  11. powerful, yet simplest, bit of lateral thinking ever conjured up by the human 
  12. imagination.  It allows a people with no formal concept of zero or negative 
  13. numbers to indulge in the most complex of financial dealings -- piracy, trade 
  14. and empire.  
  15.  
  16. Double entry bookkeeping as we know it probably appeared in the great Islamic 
  17. civilization of the 10th or 11th Centuries.  Conceivably, the Arabs introduced 
  18. it into Europe through Spain, along with algebra, the zero, and modern clocks, 
  19. at about the time of Ferdinand and Isabella, just prior to the Renaissance.
  20.  
  21. But earlier...  Did Omar Khayyam puzzle over double entry bookkeeping?  He 
  22. knew about closing an account in 1123 A.D., if we can trust Fitzgerald's 
  23. translation of the Rubaiyat!  And he wrote the first Arabic book on algebra.  
  24. Did he or some other astronomer-mathematician INVENT algebra as a way to 
  25. explain to the poobahs of the Persian court how double entry actually works?  
  26.  
  27. I don't know, but I'd like to think so.  I think double entry bookkeeping came 
  28. first, and suggested algebra to the quick-witted sometime later.  But Omar 
  29. Khayyam, vizier to the Caliphs of Persia, knew about it in the 12th Century.
  30.  
  31. Modern accounting PRACTICE, on the other hand, dates only from about the 16th 
  32. Century, or about the time of the Borgias.  
  33.  
  34.  
  35. This leads us to a very brief tutorial
  36. --------------------------------------
  37. Double entry bookkeeping is designed to show the ownership of assets.  That's 
  38. ALL it does.  Once you've caught on to that, the rest is easy.
  39.  
  40. Everything you have either belongs to you, or to your bank or other creditors.  
  41. Everything you have is described in Asset accounts.  Everything your bank or 
  42. creditors has loaned to you is described in Liability accounts.  Everything 
  43. you can call your own is summarized in Equity accounts.  The sum of what you 
  44. OWN and what you OWE, therefore, equals the value of what you HAVE:  
  45.  
  46.                 What You Have = What You OWE plus What You OWN. 
  47.  
  48. Your books therefore BALANCE.  Each side is equal.  That is double-entry 
  49. bookkeeping in a nutshell, and the rest is just practice and experience.  The 
  50. equation is called the Fundamental Equation of Accounting: 
  51.  
  52.                         Assets = Liabilities + Equity.
  53.  
  54. For example, your Checking Account is an ASSET.  You have money.  But your 
  55. bank owns the money it lends you.  If you take out a loan, the TRANSACTION is 
  56. a two-edged sword:  You increase the value of your Checking Account, AND, you 
  57. increase the level of your debt.  The difference in either account is exactly 
  58. the same.  There is a CONVENTION that you DEBIT assets (record them in the 
  59. left column) and CREDIT liabilities (right column), that is:  
  60.  
  61.                                  Left = Right.
  62.  
  63.                   Left + Amount Loaned = Right + Amount Owed.
  64.  
  65. If you are familiar with algebra or computer programming, this might be a 
  66. useful insight:  A Ledger ACCOUNT is like a VARIABLE.  It can contain a value 
  67. or no value at all.  The value it contains can be positive (LEFT column) or 
  68. negative (RIGHT column).  And the account can have a name, independent of the 
  69. value in it.  This parallel with algebra is very suggestive to historians and 
  70. it has been used to teach accounting at least since Beau Brummel invented 
  71. pants.  But it gets in the way, too! 
  72.  
  73. The modern (post-Renaissance) convention further states that when you tote it 
  74. all up, you get zip:  
  75.  
  76.                       Assets - Liabilities - Equity = 0. 
  77.  
  78. It required the invention of algebra to realize this fact.  But buried in this 
  79. simple-looking formula is the ultra-modern insight that computers can 
  80. represent Credits as negative numbers and Debits as positive; thereafter, mere 
  81. addition automates everything!  That's great for programmers, bad for people.  
  82.  
  83.                  Assets + ( -Liabilities ) + ( -Equity ) = 0.
  84.  
  85. Unfortunately, bad design in accounting software all too often forces people 
  86. to think like computers.  Instead of writing plain positive numbers in 
  87. traditional left and right columns -- the method used for centuries -- bad 
  88. human factors force you to think in and use negative numbers.  And negative 
  89. numbers are a pointless, unnecessary distraction.  
  90.  
  91. The algebraic interpretation is pervasive and correct.  But it's also wrong. 
  92. With GL version 1.12, you don't have to add or subtract anything.  
  93.  
  94. The reason you use this GL program (or any other) is so YOU DON'T HAVE TO 
  95. THINK ABOUT THE ARITHMETIC, period.  Just record your transactions, following 
  96. the Debit (left column) and Credit (right column) rules by rote, and the rest 
  97. truly is automatic!  
  98.  
  99.  
  100.  
  101. Visual Reminders of Rote Rules
  102. ------------------------------
  103. The "rote rules", in GL version 1.12, are clearly indicated in your General 
  104. Journal.  Every account you use is marked by a "+|-" or "-|+" reminder, to 
  105. indicate which columns you use to INCREASE or DECREASE an account's balance.  
  106.  
  107. Asset and Expense accounts are marked "+|-", meaning that you put money into 
  108. your checking account (an Asset account) in the LEFT (debit) column, and you 
  109. increase the level of your expenditures the same way.  (But notice that 
  110. increasing expenditures means decreasing income.  Expense accounts are a 
  111. special case of the pattern for Liability, Revenue and Equity.) 
  112.  
  113. Liability, Revenue and Equity accounts are marked "-|+", the exact opposite.
  114. You take out a loan (Liability) in the RIGHT (credit) column, you pay off your 
  115. creditors in the LEFT (debit) column.  You record dividend income (a Revenue 
  116. account) the same way.  You record your capital investment (an Equity account) 
  117. in the RIGHT column, and you record your personal withdrawals from capital 
  118. (also an Equity account) in the LEFT column. 
  119.  
  120. Double entry means that you DEBIT AND CREDIT every transaction, once to an 
  121. account in the left column, and once to another account in the right column.  
  122. If you receive dividend income, DEBIT your (Asset) Cash account and CREDIT 
  123. your (Revenue) Dividends account.  See the General Journal documentation for 
  124. some other examples. 
  125.  
  126. The Check Register function of GL version 1.12 handles the special case of 
  127. recording your checks and checking account deposits.  The "+|-" reminders are 
  128. not shown there, because you do not have to decide for yourself which columns 
  129. you should use. 
  130.  
  131.  
  132.  
  133. Revenue & Expense Accounts are Equity Accounts
  134. ----------------------------------------------
  135. It's not obvious where the notion of profit & loss fits into the fundamental 
  136. equation of accounting.  It's not obvious that profit is even relevant to some 
  137. kinds of accounting, such as home bookkeeping, or non-profit corporations, or 
  138. government agencies.   A deficit or zero "profit" has special meaning in these 
  139. cases, but it's still "profit" -- Revenues less Expenses -- although you may 
  140. call it something else.  In the case of home accounting, if your income 
  141. exceeds your expenses, the difference contributes to your total Net Worth.
  142. Revenue and Expense accounts are the instrument you use to keep track.  
  143.  
  144. This is worth emphasizing:
  145.  
  146.       Revenue  and  Expense  accounts are all a species  of  EQUITY 
  147.       account.  That is, a credit to an EXPENSE account has exactly 
  148.       the same effect  on your  Balance Sheet  as a credit (!) to a 
  149.       REVENUE account.
  150.  
  151. Is that what you expected?  If you understand that, you understand everything 
  152. there really is to know about double entry bookkeeping.  Discussion follows!
  153.  
  154. The only difference between a Revenue and an Expense account is what you USE 
  155. it for, the kind of information that gets stored there.  This is why we can 
  156. say that account numbers in the 600's, 700's, 800's and 900's are Expense 
  157. accounts (like 500's).  To look at it another way, all these "expense" 
  158. accounts are just another sort of Revenue account (like 400's) -- "negative 
  159. income".   The way ALL of these EQUITY accounts are managed by the centuries-
  160. old double entry bookkeeping rules is exactly the same in every case.  An 
  161. expense account is only an expense account because we record Expenses there.  
  162. If the customary usage is different, typically the account's customary name is 
  163. also different -- e.g., "Revenue".   The Muse of History is fickle.
  164.  
  165. How does the USAGE vary, then?  Why not just have ONE BIG Equity account 
  166. called PROFIT (or NET LOSS, if you're a pessimist).  Custom, the practice of 
  167. the ages, has decreed that one shall not do that, because it's not very 
  168. useful.  Instead, bookkeepers block off a chunk of Equity accounts, and in 
  169. these accounts all expenditures are recorded in the LEFT column (only).  In 
  170. another block of Equity accounts, all income is recorded in the RIGHT column 
  171. (only).  And this is all there is to it -- that alone creates the distinction 
  172. between Revenue and Expense accounts. 
  173.  
  174. You COULD do it all in one account -- an account has two columns, after all -- 
  175. but you would quickly lose your grip on what's happening if you did that. 
  176. It's better to keep the details where they are, and summarize later.
  177.  
  178. When you "close the books" at the end of a month (or other natural accounting 
  179. period), the difference between your total revenues and expenses -- your 
  180. profit, be it gain or loss or breakeven -- actually is posted to yet another 
  181. Equity account.  This special Equity account is usually called Retained 
  182. Earnings.  
  183.  
  184. The Retained Earnings account is the "one big account" just mentioned.  
  185. Ahhh... you CAN have everything!  The Retained Earnings account is also 
  186. privileged -- normal accounting practice prohibits any adjustment to Retained 
  187. Earnings except by means of closing the books (a rule which GL enforces 
  188. according to the strict interpretation). 
  189.  
  190. Closing the books means that an amount equal to every Revenue or Expense 
  191. account's net balance is posted to the OPPOSITE COLUMN, to bring the balance 
  192. to zero, AND SIMULTANEOUSLY, an opposing entry is posted to Retained Earnings. 
  193.  
  194. If an account has a LEFT column balance of $300.00, the account is CLOSED by 
  195. writing $300.00 in the RIGHT column of that same account (bringing the balance 
  196. to $0.00), AND BY writing $300.00 to the LEFT column of the Retained Earnings 
  197. account.  The effect is to move the $300.00 from where it was to a summary 
  198. account, without affecting the balance of the books.
  199.  
  200. The amount posted to Retained Earnings is a SUMMARY OF ALL the Revenue and 
  201. Expense accounts, but an actual offsetting value is posted to each one of your 
  202. Revenue or Expense accounts.  
  203.  
  204. The indirect method, which requires closing the books, is preferred to the 
  205. naive approach, then, because it provides a powerful analytical tool: 
  206.  
  207.        This method allows you to see IMMEDIATELY how you stand 
  208.        at the end of an accounting period,  and how you did at 
  209.        the end of every OTHER accounting period.
  210.  
  211.        This is the origin of the phrase "the bottom line"...!
  212.  
  213. You can SEE the result of closing the books, in GL version 1.12, by doing a 
  214. Periodic Close, and then doing Query Accounts on the Retained Earnings account 
  215. (399) and on any of your Revenue (400's) or Expense (500's and up) accounts. 
  216.  
  217. Typically, all Revenue & Expense accounts are closed at the same time.  The 
  218. prohibition in GL against direct access to the Retained Earnings account means 
  219. that in THIS general ledger program, they MUST all be closed together.
  220.  
  221. No OTHER account is ever "closed", by the way.  In this sense of the word, 
  222. the only accounts that are closed are your income and expense accounts, and 
  223. the net balance of them all is posted to your Retained Earnings account.  
  224. Nothing else is affected.
  225.  
  226. Following the details of these accounts, especially as they are summarized on 
  227. your Balance Sheet, Statement of Revenues and Expenses, Trial Balance and 
  228. Detail General Ledger reports, is an illuminating exercise.  It will quickly 
  229. convince you that there is more to double entry bookkeeping than meets the 
  230. eye, easy and obvious as it eventually seems.  Very soon you will wonder what 
  231. all the mystery was about.
  232.  
  233. For that, thank Omar Khayyam, not me or any other programmer!  All I've done 
  234. here is automate, and try to explain what I've learned from the past.
  235.  
  236.  
  237.  
  238. What Accounts Do I Need?
  239. ------------------------
  240. Wisdom and hard knocks dictate the accounts you should create:  You should 
  241. have an Asset account for your checkbook.  You should have an Expense account 
  242. for each of Rent, Telephone, Medical Expenses, and so forth.  You should have 
  243. a Liability account for each of your major debts.  You should have Revenue 
  244. accounts for each of the major sources of your income.
  245.  
  246. Notice that one of your goals is to clearly identify your INCOME.  Your 
  247. checkbook balance at year end will not usually indicate your actual income, 
  248. especially if you are frequently reimbursed for expenses you incurr on 
  249. someone else's behalf -- business lunches, mileage, etc.  This money gets 
  250. cycled through your checking account more than once, and inflates your sum of 
  251. deposits.  This is one example of why you need to keep a general ledger!
  252.  
  253. YOU SHOULD ASK YOUR ACCOUNTANT for help, because everyone's case is different, 
  254. and because the tax consequences and legal ramifications of your decisions can 
  255. be IMPORTANT.  In particular, depreciation on inventory and major assets can 
  256. be a mind-boggling problem to record correctly, so you should seek 
  257. professional advice.  But ask someone who is familiar with your own unique 
  258. circumstances.  And be prepared to pay for the service.  It's not trivial.
  259.  
  260. If you don't have an accountant, READ BOOKS!  ASK FRIENDS!  READ TAX MANUALS!  
  261. USE YOUR HEAD!  GUESS!  Remember, ANY system is better than NO system, 
  262. especially if it records the details of your annual income and expenses. 
  263.  
  264. This is the end of a very brief tutorial.  It is not a complete discussion of 
  265. accounting by any means!  However, it is far more than you usually get if 
  266. you've never done any bookkeeping before.  I've tried to be accurate in my 
  267. description, and tried to suggest what you should think about.
  268.  
  269. The rest of this document describes how GL version 1.12 actually maintains 
  270. your Chart of Accounts.
  271.  
  272.  
  273.  
  274. Your Chart of Accounts
  275. ----------------------
  276. Entries in your Chart of Accounts have four identifying parts:  The account 
  277. NUMBER, the account NAME, the account TYPE, and the COLUMN on your Balance 
  278. Sheet (left, middle, or right) which this account uses to print its balance 
  279. in.  The account types are: Header, Normal Posting Account, Control Account,
  280. Subaccount, Automatic Transaction Procedure, Reserved for P&L, and nine levels 
  281. of Break Total.  All are explained below.
  282.  
  283. In addition, account entries may contain Balances and some other kinds of 
  284. behind-the-scenes housekeeping information which are not accessible through 
  285. Chart Maintenance.   
  286.  
  287.  
  288. Adding an account:
  289. ------------------
  290. When you give an account number in Chart Maintenance, if the account does not 
  291. exist it will be added.  If this is a mistake, simply give the same number
  292. again (by hitting Enter), and you will have the chance to delete the account.
  293.  
  294.  
  295.  
  296. Chart Maintenance
  297. -----------------
  298. Chart Maintenance enforces the following rules with an "out of sight is out
  299. of mind" philosophy.  That is, if you may not do something, you never have 
  300. the chance to be contrary -- the question is never asked.  
  301.  
  302. There is no magic word that will give you permission to, say, delete the P&L 
  303. account.  If you can't figure out "what key lets me do it" by looking at the 
  304. help screen or reading this, it ain't there, and it ain't allowed.  On the
  305. other hand, you won't get any nasty error messages either, because anything
  306. you CAN do is ok.  (Even if it doesn't make sense -- but that's up to you!)
  307.  
  308. The rules (gently enforced) are these:
  309.  
  310. You may not delete any "active" account (defined just below), or change its 
  311. type to non-posting.  The only accounts which ever contain a balance are 
  312. Normal Posting Accounts, the P&L account (called "Retained Earnings" only by 
  313. default), and Subaccounts. In addition, you may edit the P&L account's name, 
  314. but that's all -- you can't delete the P&L account or change its type, period. 
  315.  
  316. GL defines an "active" account as one which prints out detail lines on the 
  317. Detail General Ledger report.  In other words, it has a history of activity 
  318. even if its current balance is zero.  (The Year End routine clears out the 
  319. previous detail for an account with a zero balance -- this makes it deletable 
  320. once again.) 
  321.  
  322. Note that you can change an active Subaccount to Normal Posting, or vice 
  323. versa, but you CAN'T change it to a non-posting type like Header, Control, 
  324. etc.  There is a trick you may wish to use concerning Subaccounts (see below), 
  325. so bear this in mind. 
  326.  
  327. To select the account TYPE or the balance sheet COLUMN, press the SPACEBAR and
  328. you will cycle through all the options.  Press Enter to accept the value.
  329.  
  330. You may always change ANY account's name or balance sheet printout column.  
  331. You may always delete a non-posting account (Header, Control, ATP, or Total
  332. Break) and you may always change the type of any account you can delete.
  333.  
  334. If an account cannot be deleted, Chart Maintenance displays the account 
  335. balances.  Accounts which never have balances, i.e., the Header, Control,
  336. ATP and Break Total accounts, never display a balance (not even zero).
  337.  
  338. Aside from the Blank Ledger (F9) option to set ALL account balances to zero, 
  339. you have no direct access to balances.  Any other change to an Account Balance 
  340. must be accomplished by means of an entry in your General Journal.  For 
  341. example, you must enter starting balances from the General Journal.  
  342.  
  343. Which leads us to a brief but interesting digression...
  344.  
  345.  
  346.  
  347. Audit Trails
  348. ------------
  349. YOU MAY NOT EVER "adjust" an account balance without leaving an audit trail 
  350. through the journal.  This restriction has immense practical consequences.  
  351.  
  352. For one thing, the IRS is far more likely to believe your story when you back 
  353. it up with a complete audit trail.  The logic of that audit trail is self-
  354. evident, credible, consistent, and independent of this or any other GL 
  355. program. 
  356.  
  357. Unless you save your printouts, you have no audit trail.  Remember:  Your 
  358. audit trail exists ON PAPER, so this GL program is designed to print its tale 
  359. whenever you choose.  The audit trail IS your story, and without that 
  360. hardcopy, the numbers on your Balance Sheet are just so much froufrou, fluff 
  361. and nonsense. 
  362.  
  363. In other words, while your financial data may be stored on a 30mb hard disk, 
  364. it is only there for the sake of convenience.  What you should really be 
  365. after is that complete, unaltered, PRINTED record of all your transactions. 
  366.  
  367.  
  368.  
  369. Types of Accounts
  370. -----------------
  371. GL recognizes six different account types:  Header, Normal Posting, Control, 
  372. Subaccount, Automatic Transaction Procedure, and nine levels of Break Total. 
  373. A "seventh type" of account is the Equity account reserved for P&L, account 
  374. 399. 
  375.  
  376. Note that only the P&L account, Normal Posting Accounts and Subaccounts 
  377. actually receive financial data.  All the other "accounts" have special roles 
  378. and functions.  These are discussed below.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382. Account Numbers
  383. ---------------
  384. Account numbers are broken into two three-digit fields.  The left field is the 
  385. customary 3-DIGIT ACCOUNT LABEL familiar to any bookkeeper.  The right field 
  386. is separated from the left by a space (e.g., "100 019").  The right field may 
  387. be used however you wish, but GL itself just treats the right field as the 
  388. lesser digits of a 6-digit account number.  The right field is suppressed if 
  389. it contains all zeroes, except when GL prompts you for an account number.  
  390. Normally, you see three digits. 
  391.  
  392. The numbers you may select for your Chart are pre-defined.  ASSET accounts are 
  393. the 100's, LIABILITY accounts are the 200's, EQUITY accounts are the 300's 
  394. (Retained Earnings is 399, leaving 100 slots for Break Totals between Retained 
  395. Earnings and the Revenue section), REVENUE accounts are the 400's and EXPENSE 
  396. accounts are the 500's.  Any account number beginning with 600, 700, 800, or 
  397. 900 will be treated the same as an expense account -- i.e., as a deduction 
  398. from revenues (or, equivalently, as a DEBIT to Retained Earnings). 
  399.  
  400. The space which separates the two 3-digit fields is innocuous.  It may be 
  401. interpreted or ignored many different ways.  It is also inviolate -- you can't 
  402. type anything in the gap.  
  403.  
  404. GL does not reset the account number edit mask between entries; this is a 
  405. great convenience because you need not retype trailing digits that are already 
  406. correct.  For example, a DEBIT to your Checking Account ("110") followed by a 
  407. CREDIT to Consulting Fees ("410") requires only two keystrokes to enter the 
  408. "410," namely "4" and ENTER. 
  409.  
  410.  
  411.  
  412. Normal Posting Accounts
  413. -----------------------
  414. These are the regular accounts which accumulate financial data.  Their use 
  415. depends on whether they are Asset, Liability, Owner Equity, or Revenue & 
  416. Expense accounts.  You should consult your own professional accountant for 
  417. specific advice on how to use the regular posting accounts.
  418.  
  419. An account is an Asset account if and only if its account number begins with 
  420. 100, and so on as detailed above.  An account beginning with 200 CANNOT be 
  421. anything other than a Liability account.  The numbering scheme is fixed, 
  422. a constant in a sad, inconstant world. 
  423.  
  424.  
  425.  
  426. Control Accounts & Subaccounts
  427. ------------------------------
  428. Control Accounts may not be directly posted to.  These accounts provide a 
  429. summary of activity in the Subaccounts which they "control".  If you use 
  430. Control Accounts, the Control Account prints on your Balance Sheet, Statement 
  431. of Income, etc., BUT THE SUBACCOUNTS DO NOT.  Control Accounts print on your 
  432. "presentation" documents -- the ones you'd show a banker.  
  433.  
  434. On the other hand, Subaccounts print on your Detail General Ledger, but the 
  435. control accounts do not (at most, they print out only as headers in your 
  436. Detail GL, and don't appear at all on Trial Balance).  Subaccounts print on 
  437. your "internal" documents -- the ones you'd show the Internal Revenue Service. 
  438.  
  439. The method is simply a way to edit out unnecessary detail from a presentation.  
  440. If you are audited, you have the complete audit trail provided by your Detail 
  441. General Ledger (with Subaccounts).  If you're just looking for a loan, you 
  442. have the summary information provided on your Balance Sheet (with Control 
  443. Accounts). 
  444.  
  445. If you prefer NOT to use this method, simply define all your accounts as 
  446. normal posting accounts, and we won't mention it again.
  447.  
  448. A Subaccount must either follow a Control Account in your Chart (in numerical 
  449. order), or else follow another Subaccount.  If there is no Control Account at 
  450. the head of a list of Subaccounts, the Subaccounts in the list are treated the 
  451. same as normal posting accounts.  
  452.  
  453. Because no financial data is ever posted to a Control Account (it gets its 
  454. value from the information in the Subaccounts), you can add or delete Control 
  455. Accounts at any time.  You can always INSERT a Control Account into your 
  456. Chart, and DELETE it later, whenever you would prefer to show a summary 
  457. instead of detail in your Balance Sheet.  And, you can always convert a Normal 
  458. Posting Account to a Subaccount, or vice-versa.  Think about it! 
  459.  
  460.  
  461.  
  462. Reserved for P&L
  463. ----------------
  464. Account 399 000 is Retained Earnings.  This Equity account accumulates the net 
  465. of Revenues less Expenses when your books are closed.  There is only one such 
  466. account.  It cannot be deleted.  The Reserved for P&L account type cannot be 
  467. assigned to any other account. 
  468.  
  469.  
  470.  
  471. Header Accounts
  472. ---------------
  473. Header Accounts are informational.  The names of Header Accounts print out on 
  474. your Balance Sheet, but there is no financial data in them.  They are just 
  475. PART OF THE TEXT on your Balance Sheet.
  476.  
  477. The typical use for Header Accounts is to block off the major divisions in 
  478. your Chart of Accounts.  I.e., Assets, Liabilities, etc.  There are just there 
  479. to improve readability, and can be deleted from your Chart without harm to 
  480. your arithmetic.  If you DO delete them, your Balance Sheet might have a "less 
  481. professional" appearance, by some standards.   Header accounts also provide 
  482. convenient stopping points when you PgUp and PgDn through the Chart list.
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487. Break Total Accounts
  488. --------------------
  489. The nine levels of Break Total account are used on your Balance Sheet.  You 
  490. cannot post to them as accounts.  They are informational.
  491.  
  492. Break Total accounts cause totals to be printed on your Balance Sheet.  They 
  493. also contain instructions about which COLUMN to print the total in -- left, 
  494. middle, or right.   This is the same as for other accounts, except that here 
  495. you might more commonly choose the middle and right columns.
  496.  
  497. Break Totals maintain a running total of all the accounts which precede them 
  498. in your Chart, during printouts.  Whenever a Break Total is found in your 
  499. Chart while printing out the Balance Sheet, the total so far is printed out 
  500. and the Break Total value is reset to zero.  The total then begins 
  501. accumulating again, until the next time a Break Total WITH THE SAME OR HIGHER 
  502. LEVEL NUMBER is encountered. 
  503.  
  504. There are nine Break Total levels, but you may have any number of Break Total 
  505. accounts in your Chart.  Break Total 1 is the "lowest level", Break Total 9 is 
  506. the "highest level."
  507.  
  508. In effect, as you read your Chart from the top down, the balance of each 
  509. account is added up simultaneously on each of nine adding machines, numbered 1 
  510. to 9.  Whenever a Break Total N account comes up in your Chart, this is an 
  511. instruction to the Nth adding machine to print out its value.  Simultaneously, 
  512. the instruction tells N, AND ALL THE ADDING MACHINES LESS THAN N, to clear 
  513. their registers to zero and prepare to add up the remaining accounts.  The 
  514. adding machines from N + 1 TO 9 ARE NOT AFFECTED, and they continue to 
  515. maintain the running total until instructed to print & clear.
  516.  
  517. The "adding machines" know the difference between debits and credits, 
  518. naturally, and compute their totals accordingly.  
  519.  
  520. The NAME of the Break Total account is printed before its total, so the name 
  521. is therefore PART OF THE TEXT OF YOUR BALANCE SHEET.  A typical Break Total 
  522. account name might be "Sum of Equity Less Withdrawals".  
  523.  
  524. One way to compute the "Sum of Equity Less Withdrawals" is by using two Total 
  525. Break accounts.  Break Total 3 (for example) would accumulate "Sum of Equity", 
  526. then print before it hit Withdrawals, whilst Break Total 4 would print AFTER 
  527. the Withdrawals account.  Obviously, Break Total 3 and Break Total 4 must BOTH 
  528. be clear when they hit the Equities section of your Chart.  You can ensure 
  529. this by using Break Totals greater than 4 above the Equity accounts, since 
  530. whenever you print (and clear) 4, you also clear 3, 2 and 1 implicitly, and 
  531. so on down the line. 
  532.  
  533. As it might appear in your chart,
  534.  
  535. LIABILITIES                        <- header account
  536.     .
  537.     .
  538.     .
  539.     Sum of Liabilities             <- Break Total 9 (print 9, clear all!) 
  540.  
  541. EQUITY                             <- header account
  542.   R.B. Doe, Capital                <- normal posting account
  543.   J.Q. Doe, Capital                <- normal posting account
  544.     Sum of Equity                  <- Break Total 3 (print 3, clear 3,2,1)
  545.   J.Q. Doe, Withdrawals            <- normal posting account
  546.     Sum of Equity LESS Withdrawals <- Break Total 4 (print 4, clear 4,3,2,1)
  547.     .
  548.     .
  549.     .
  550.  
  551. Note, in the example, that since amounts are normally DEBITED to withdrawals, 
  552. but CREDITED to Capital, the meaning of the TOTAL in Break Total 4 is indeed 
  553. "the sum of equity less withdrawals". 
  554.  
  555. Note, also, that you can accumulate a total of Subaccounts in a Control 
  556. Account.  The difference is that the value is not printed as a "Total", and 
  557. the Subaccount detail does not print at all.  The "balance" of the Control 
  558. Account prints as though the Control Account were a normal posting account.
  559.  
  560.  
  561.  
  562. Automatic Transaction Procedures
  563. --------------------------------
  564.  
  565.           NOTICE:  ATP's are NOT implemented in Version 1.12!
  566.  
  567.  
  568. An "Automatic Transaction Procedure" is a description of an ordinary 
  569. transaction.  The ATP description is stored on disk, and recalled as needed.  
  570. The way to describe the transaction itself is outlined below, under "Defining 
  571. Automatic Transaction Procedures." 
  572.  
  573. An ATP is used in your Journal, up to a point, as though it were any other 
  574. account.  As soon as you enter an amount in your journal worksheet, though, 
  575. the ATP takes the amount you entered and automatically distributes it into a 
  576. "boilerplate" journal entry, which may be as lengthy and complex as you like. 
  577.  
  578. For example, suppose you are a small, regional community corrections agency, 
  579. and you receive the monthly phone bill for your office in Poweshiek County.  
  580. State law requires you to distribute telephone expenses among the areas in 
  581. which your department is organized:  40% to probation services expense, 40% to 
  582. residential facility expense, 20% to administrative expense.  
  583.  
  584. Rather than enter this transaction every month, with all the mental arithmetic 
  585. to distribute three debits to departmental expenses and one credit to accounts 
  586. payable, you simply define an ATP account (in Chart Maintenance), e.g., "590".  
  587.  
  588. Now, when you enter "590" on your General Journal worksheet, the transaction 
  589. is NOT posted to "account 590."  Instead, the Journal program retrieves ATP# 
  590. 590 from disk, and following the instructions found there, your transaction is 
  591. AUTOMATICALLY credited to (for example) "210 - Northwestern Bell", and 
  592. AUTOMATICALLY pro-rated and debited to (say) "510 001 - Probation Expense", 
  593. "510 002 - Residential Expense", and "510 003 - Administrative Expense".  
  594. Any odd cents get distributed in round robin fashion among all the accounts 
  595. in the same column.
  596.  
  597. The AMOUNT of the bill is automatically distributed among the various debits 
  598. and/or credits according to your formula, and the item memo says "Poweshiek 
  599. Co. Phone Bill" with a normal date and journal entry number.  As with manual 
  600. journal entries, you have the opportunity to reject the entry before it goes 
  601. into your Journal.  The end result of an ATP journal entry is exactly the same 
  602. as a manual journal entry -- they are indistinguishable.
  603.  
  604. Even with a disk access, the computer fills in the transaction quicker and 
  605. more accurately than a good keypunch operator can do it.  (Especially at 4 
  606. p.m. on Friday!) 
  607.  
  608. Obviously, you can restrict automatic accounts to be simple 2-entry ATP's if 
  609. you wish.  These simple cases can be used for Fixed, or Recurring, 
  610. transactions.  
  611.  
  612. As noted elsewhere, there is NO PRACTICAL LIMIT on the number of reversing 
  613. entries you may have in a transaction:  There IS a system limit somewhere in 
  614. excess of 500 unbalanced entries.  The same almost non-existent "restriction" 
  615. applies whether you are doing manual or automatic transactions.
  616.  
  617.  
  618.  
  619. Defining Automatic Transaction Procedures
  620. -----------------------------------------
  621. Add an account in Chart Maintenance, and specify "Automatic Transaction 
  622. Procedure" as its type.  YOU DO NOT NEED TO DEFINE THE ACTUAL PROCEDURE UNTIL 
  623. THE FIRST TIME YOU USE THE ATP IN YOUR JOURNAL.  
  624.  
  625. Then, as prompted, SIMPLY ENTER A COMPLETE, ACTUAL TRANSACTION, using real 
  626. data.  The percentages are calculated for you, and the whole procedure is 
  627. stored away on disk for next time.  Again, the first time you use an ATP which 
  628. has not been defined yet, the demon "wakes up" and tells you to do it the 
  629. long, regular way.  The ATP will pay attention.  
  630.  
  631. The next time you use the ATP, nothing happens until you enter the date, item 
  632. memo and amount.  Then the ATP takes over and automatically "plays back" your 
  633. RECORDED transaction procedure, plugging in distributions as it goes.   The 
  634. next thing you see is your Journal Worksheet summary, and the question whether 
  635. everything is ok.
  636.  
  637. In other words, the ATP learns from you, by the example you provide.
  638.  
  639.  
  640.  
  641. Cautions about ATPs
  642. -------------------
  643. An ATP accont may not contain any reference to another ATP account.  Automatic 
  644. Transaction Procedures cannot distribute monies to other Automatic Transaction 
  645. Procedures.    However, the procedures you define can debit or credit ANY 
  646. normal posting account or Subaccount whatsoever -- there is NO validation and 
  647. NO rule checking, except for the rule against referring to another ATP.
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652. *** WARNING ***  
  653.  
  654. An ATP transaction will be entered EXACTLY as you defined it.  Such 
  655. transactions could be bizarre and difficult to correct later, requiring you to 
  656. create special "reversing ATP's", with several hours of tedious backtracking.  
  657. An ATP is essentially a (very small) computer program which you write 
  658. yourself.  An ATP is therefore considered to be a rule which YOU create. 
  659.  
  660. IT IS YOUR RESPONSIBILITY to ensure that the ATP is correct and conforms to 
  661. Generally Accepted Accounting Practice. 
  662.  
  663. You may delete ATP accounts the same way you delete any other account.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667. Size Limits
  668. -----------
  669. There is no PRACTICAL limit on the size of your Chart of Accounts -- it is 
  670. bounded by the absolute total free memory available on your PC, up to 640k.  
  671. On a 512k system, you could presumably have something like three or four 
  672. THOUSAND accounts in your Chart.  I have not tested the upper limits, which 
  673. are in any case far greater than those required by most individuals or small 
  674. going concerns.   The General Journal will exhibit a noticeable "catch" or 
  675. momentary pause when searching for an account name, if your Chart contains 
  676. more than a few hundred entries.  
  677.  
  678. (The purely theoretical maximum is 900,000 accounts, and I would love to meet 
  679. the chrome-derriered secretary who finally achieves it.  Probably next 
  680. century; in some regards, this program is a Time Capsule for a generation of 
  681. intelligent machines who will probably collect antique software like this.  
  682. Salutations, sweetheart!  But back to business...) 
  683.  
  684.  
  685.  
  686. Conclusion
  687. ----------
  688. The numbering scheme is perhaps too rigid for your taste.  However, it 
  689. does the "garden variety" Chart of Accounts very nicely, and many bookkeepers 
  690. are already familiar with something like it.  Whilst you may not change the 
  691. MEANING of the account numbers, you MAY change any of the account names to 
  692. suit your own taste and purpose.  "Retained Earnings" may be revised, for 
  693. example, to "Net Worth".  The Retained Earnings account number, 399 000, is 
  694. sacrosanct in this system; it is, however, the only account number which is 
  695. defined to all six places.
  696.  
  697. Also, contrary to the naive view, most bookkeepers DO think in numbers, 
  698. especially when using the short, three-digit form of account labels, so this 
  699. system does NOT implement so-called "mnemonic account names."  Use your 
  700. numbering system, and remember it well.  (In the Journal, you can always 
  701. review your Chart of Accounts by pressing the F3 function key.) 
  702.  
  703.